Dósentinn og upprunareglan

JÓHANNA Gunnlaugsdóttir, dósent í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands, ritar í Mbl. 4. mars sl. um það sem hún telur rangfærslur mínar á opinberum vettvangi á þessu ári um skjalamál. Ég hélt hádegisfyrirlestur hjá Sagnfræðingafélaginu 15. janúar um varðveislu skjala, „Syndaflóðið kemur eftir vorn dag“ (sjá heimasíðu félagsins). Það sem síðan hefur komið fram um efnið af minni hálfu á opinberum vettvangi grundvallast á erindinu.

Í viðtali við Mbl. 2. mars sagði ég að í kennslu í upplýsingafræði við HÍ væri farið á svig við fyrirmæli Þjóðskjalasafns. Þar á ég við svonefndan óendanlegan lykil sem Jóhanna hefur haldið að nemendum sínum og fyrirtæki hennar, Gangskör, hefur notað. Í Handbók um skjalavörslu stofnana sem Þjóðskjalasafnið gaf út árið 1995 er kafli um bréfadagbókartímabil á bls. 22. Óendanlegur lykill gengur í berhögg við þann kafla. Á bls. 18 segir: „Ekki er unnt að búa til einn ákveðin bréfalykil sem nýtist öllum stofnunum, heldur verður alltaf að sníða hann að málefnum hverrar stofnunar.“ Lyklar sem allir innihalda flokkinn „söguleg skjöl“ og „almennt og ýmislegt“ uppfylla ekki þessar kröfur.

Um bréfalykla fjallaði ég á fræðslufundi um skjalaflokkunarkerfi í Borgarskjalasafni 30. jan. 2007. Í fyrirlestri (sjá heimasíðu safnsins) skýrði ég nánar af hverju óendanlegur lykill gengur ekki upp í skjalavörslu, hvorki hjá opinberum stofnunum né einkafyrirtækjum.

Upprunareglan liggur til grundvallar skjalavörslu um allan heim og hljóðar svo: „Skjalasafni embættis, stofnunar, einstaklings eða lögpersónu skal haldið út af fyrir sig án viðauka og úrfellinga þannig að sú skipan sem það hafði hjá þeim sem myndaði skjalasafnið haldist óbreytt.“

Þessi regla á einkum við í skjalavörslustofnunum en talið er rétt að þær hafi eftirlit með skjalavörslu hins opinbera strax frá því að skjöl eru mynduð. Jóhanna segir það misskilning hjá mér að ekki sé farið í upprunaregluna í kennslu hennar. Ég veit ekki hvað Jóhanna kennir um upprunaregluna, en fyrirtæki hennar, Gangskör, virðist ekki hafa hana í hávegum. Þar hefur verið gengið frá opinberum skjalasöfnum án tillits til upprunareglunnar, skjölum riðlað miðað við það sem var hjá skjalamyndara og raðað þeim eftir stafrófsröðuðum lykli sem minnir á óendanlega lykilinn. Það er bagalegt því að þar höfðu menn ákveðinn metnað til að varðveita skjalasöfnin og lögðu til þess fé. Dæmi um þennan frágang Gangskarar eru í Þjóðskjalasafni Íslands, Borgarskjalasafni Reykjavíkur og víðar. Sérviska, klaufaskapur eða fáfræði seinni tíma skrásetjara á ekki að setja mark sitt á skjalasafn. Upprunareglunni er ætlað að tryggja að samhengi skjalasafna sé ekki spillt.

Ég hef aldrei haldið því fram að athugasemdir hafi verið gerðar við kennslu í HÍ af hálfu Þjóðskjalasafnsins, það er ekki rétt hjá Jóhönnu. En 28. september 2004 var undirritaður samstarfssamningur Háskólans og Þjóðskjalasafnsins um ráðningu lektors í skjalfræði og skjalavörslu við sagnfræðiskor HÍ. Þessi lektor starfar annars staðar í Háskólanum en Jóhanna.

Misskilningur Jóhönnu um bókhaldslögin birtist í grein hennar. Þau lög heimila ekki neitt í sambandi við fylgiskjöl bókhalds. Lögin hafa ekki skjalavörslu að markmiði, þau tryggja hinu opinbera aðgang að ákveðnum skjölum og gera lögpersónum á markaði skylt að varðveita þau í ákveðinn lágmarkstíma. Einkafyrirtæki ráða síðan hvað þau varðveita af skjölum. Þá veltur m.a. á menningarlegum viðhorfum eigenda og stjórnenda fyrirtækja hversu miklu af viðskiptasögu þeirra er haldið til haga. Fylgiskjölum bókhalds er ekki sjálfsagt að eyða neins staðar. Eigi fyrirtæki búnað sem endist lengi og búnaðurinn er í ábyrgð t.d. í 10-15 ár frá kaupdegi, væri lítil skynsemi að henda kvittuninni fyrir kaupunum að sjö árum liðnum þótt varðveisluskyldu sleppi. „Eyðingarskjöl“ er þess vegna undarleg hugmynd um heilan skjalaflokk eins og fylgiskjöl bókhalds, í öllum rekstri. Skjala er gætt sérstaklega sem þarf að nota eða hugsanleg not eru fyrir. Hvort það er fylgiskjal úr bókhaldi eða eitthvað annað veltur á aðstæðum. Hreingerningaæði í skjalasöfnum getur reynst dýrt.

Hjá opinberum stofnunum gildir allt annað en hjá einkafyrirtækjum, eins og Jóhanna nefnir. Þar má ekki eyða neinum skjölum nema með skriflegu leyfi stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns. Því miður er þetta ekki alltaf ljóst þeim sem bera ábyrgð á skjalavörslu opinberra stofnana, og þegar þeir ráða fólk til aðstoðar sem veit það ekki heldur er ekki gott í efni.

Orð Jóhönnu um ósannindi og rangfærslur af minni hálfu eru órökstudd. Hún nefnir starfsstéttir. Starfsréttindi eru góðra gjalda verð en því aðeins að fagmennska sé höfð að leiðarljósi. Sagnfræðingar eru líklegastir til að skila árangri við skjalavörslu. Bókasafns- og upplýsingafræðingar eru ekki hæfari til skjalavörslu en hver annar. Þar greinir okkur Jóhönnu vafalaust á. Góð þekking á upprunareglunni og fagmannleg beiting hennar er grundvöllur góðrar skjalavörslu.