Hvað einkennir gott skipulag?

Málefni tengd stjórnskipulagi geta verið snúin. Stundum eru breytingar gerðar á skipulagi sem snúast meira um að endurraða kössum á skipuriti fremur en að að baki búi skynsamlegt mat á því sem skipulaginu er ætlað að ná fram. Í mínum huga snýst viðfangsefnið um að svara þremur lykilspurningum.

Er skipulagið skynsamlegt? Skipulag er það verkfæri sem nota á til að framfylgja stefnu fyrirtækis og því þarf að tryggja að það sé byggt upp með það í huga. Lykilatriðið er að skoða hvort hlutverk, stefna eða sérstakar áherslur fyrirtækisins komi sýnilega fram í skipulaginu. Er áberandi sú áhersla sem er lögð á kjarnastarfsemi og tilvistargrunn fyrirtækisins? Skipuritið sjálft, myndin sem blasir við, á að vera skynsamlegt að því leytinu til að uppbygging, heiti í einstökum einingum innan skipulags, stöðuheiti, jafnvægi á milli sviða og öll framsetning, stingi ekki í augu. Skipulagið á að fela í sér eðlilega staðsetningu hefðbundinna verksviða eða viðfangsefna; fjármál, markaðsmál, starfsmannamál o.s.frv. Ágætt er að horfa á heiti eininga og velta fyrir sér hvað þau segja um áherslur. Hér er líka leitað eftir því hvort fyrirfinnist stöðuheiti sem tengjast; rekumst við t.d. á fjármálasvið og rekstrarsvið, sem mætti ætla að gætu skarast?

Er skýrt hvernig skipulagið á að virka? Oftar en ekki liggur rót vandans í skipulagi, að það hefur ekki verið hugsað til enda. Öflugt starf byggist á skipulagi, stjórnun og samvinnu. Stundum er ráðist í skipulagsbreytingar vegna þess að „eitthvað“ er ekki talið virka og „kössum“ er endurraðað. En vandi í skipulagi liggur oft í óskýrri skilgreiningu á því hvernig einingar eiga að vinna saman. Sameining eða sundrun kassa þýða því aðeins breytingar sem beinast að einkennum vandans en ekki rót hans. Til að skipulag virki vel þarf að raða heildarverkefnum starfseminnar niður á hóp einstaklinga þannig að vel fari. Horfa þarf til þess ferlis sem starfsemi fyrirtækisins snýst um og skipuleggja það á rökréttan og skilvirkan hátt. Allur hópurinn, hver einasti einstaklingur, þarf að skilja sitt hlutverk og þau verkefni sem hann á að vinna. Þekkja sitt hlutverk; ábyrgðarsvið og aðkomu að sameiginlegum verkefnum með öðrum starfsmönnum. Út frá þessari hugsun skiptir ekki öllu máli hvernig skipurit er teiknað eða kassar myndaðir. Aðalmálið er að til staðar sé hópur starfsfólks sem hefur skýra mynd af hlutverki sínu og þeim verkefnum sem leysa þarf. Eftir því sem fyrirtæki verða stærri og fjölmennari er auk þess mikilvægara að skilgreina vettvang samráðs og samvinnu. Skilgreining slíks vettvangs er eitt það mikilvægasta sem stjórnendur geta gert til að tryggja samhljóm og samstöðu innan skipulagsins.

Er skipulagið rétt mannað? Þriðja og síðasta spurningin sem tengist skipulagi og stjórnun snýr að fólkinu sjálfu. Hvernig árarnar eru mannaðar. Það er ekki nóg að hafa skynsamlegt skipulag og vel skilgreinda verkaskiptingu og samráð ef ekki er „rétta fólkið“ í stöðunum. Þetta snýst um tvennt; vinnubrögð og viðhorf. Til að starfsmaður standi sig og líði vel í starfi verður hann að kunna það sem hann á að gera. Að baki hverju verkefni, og þar með hverju starfi, liggja kröfur um þekkingu. Tiltekna verklagsþekkingu um hvað eigi að gera. Þetta getur birst í kunnáttu á vélar, forrit, ferla, reglugerðir, lög, viðbragðsáætlanir, bókhald. Það sem skiptir þó oftast meira máli er að einstaklingurinn hafi til að bera rétt viðhorf. Til fyrirtækisins, starfsins, vinnufélaga og sjálfs sín. Snertir alla þætti sem lita samskipti við samstarfsfólk og viðskiptavini. Persónuleg samskipti við hvern sem er og tengist jákvæðni, kurteisi, umburðarlyndi og opnum huga.

Kjarni málsins er að skipulag þarf að taka mið af stefnu og byggjast mjög skýrt á að kjarnastarfsemi fyrirtækis sé kjölfestan sem allt annað styður, ítarlegri lýsingu á því gangverki sem sýnir hvernig allri starfseminni er fyrir komið í innviðum fyrirtækis, og að mönnun hlutverka taki mið af þeirri hæfni sem nauðsynleg er, hvort sem hún snýr að vinnubrögðum eða viðhorfum.