<strong>1Galleríið </strong>Fyrsta rýmið sem gengið er inn í er svæði þar sem afrakstri þeirra verkefna sem unnin hafa verið innan fyrirtækisins eða stofnunarinnar er gert hátt undir höfði. Þar eiga starfsmenn síðan að fá innblástur.
1Galleríið Fyrsta rýmið sem gengið er inn í er svæði þar sem afrakstri þeirra verkefna sem unnin hafa verið innan fyrirtækisins eða stofnunarinnar er gert hátt undir höfði. Þar eiga starfsmenn síðan að fá innblástur.
Flestir þeir sem vinna við tölvu gera það í svokölluðum opnum rýmum sem gera fólki auðveldara að vinna saman og skiptast á hugmyndum en erfiðara að einbeita sér algjörlega að verkefnum sem krefjast mikillar einbeitingar.
<strong> 2 Kaffistofan </strong>Hér getur fólk slakað á í sófanum yfir kaffibolla eða máltíð, spjallað og rökrætt hugmyndir sínar og annarra. Engin formleg vinna fer fram á kaffistofunni heldur er áherslan á afslappað andrúmsloft.
<strong>3 Skrifstofan </strong>Hér er um hefðbundið opið vinnurými að ræða þar sem fólk getur sest niður og unnið verkefni sem krefjast lítillar einbeitingar eða komið saman í fundarherbergjum þegar þess er þörf.
<strong>4 Bókasafnið </strong>Hér er skrá yfir öll verkefni sem unnin hafa verið innan fyrirtækisins geymd. Starfsmenn koma hingað til að afla upplýsinga og undirbúa sig fyrir verkefnið sem fram undan er og unnið verður í næsta rými.
<strong>5 Klefinn </strong>Hér er allt gert svo að starfsmaðurinn geti einbeitt sér að fullu að því verkefni sem blasir við. Hér fer mikilvægasta vinna starfsmannsins fram.
[ Smellið til að sjá stærri mynd ]
Opið vinnurými verður sífellt vinsælli lausn meðal vinnuveitenda en gerir fólki erfiðara fyrir að einbeita sér. David Dewane, fyrrverandi prófessor í arkitektúr, hefur hannað vinnurými sem nýtir kosti opins vinnurýmis og lágmarkar ókosti þess. Böðvar Páll Ásgeirsson bodvarpall@mbl.is

Frá því blessaði faraldurinn fór af stað í fyrravor hefur vinna skrifstofufólks og annarra sem sitja fyrir framan tölvu megnið af vinnudeginum gjörbreyst. Hefur þetta fólk þurft að gera sér að góðu að vinna heima sem hefur í flestum tilfellum gengið vonum framar. Margir tala til að mynda um að þeim gangi mun betur að einbeita sér heimafyrir þótt auðvitað sakni flestir félagsskaparins í vinnunni.

Raunar er óformlegt spjall samstarfsmanna innan hvers fyrirtækis mikilvægt því þar spretta upp samræður sem geta leitt til nýrra hugmynda og þar með þekkingarsköpunar. Slíkar samræður er ólíklegt að eigi sér stað þegar fólk situr við skrifborðið heima hjá sér og á aðeins í samskiptum um það sem skiptir máli hér og nú, til dæmis verkefnið sem klára þarf fyrir helgi. Það sama má segja um þá sem sitja inni á sinni eigin skrifstofu allan daginn og hitta samstarfsfélaga sína sjaldan.

Og þaðan er hugmyndin að baki opnu starfsrými sprottin. Ef allir sitja saman í sama rými verður meira um óformlegt spjall. Þá geta þeir sem hafa einhverjar spurningar til samstarfsfélaga sinna fengið svör við þeim um leið, auk þess sem enginn missir af mikilvægu samtali sem á sér stað í nærumhverfi viðkomandi. Þetta leiði svo til þekkingasköpunar og meiri afkasta starfsmanna og sparar að auki vinnuveitandanum fjármagn með lægri leigu því minna svæði þarf undir hvern starfsmann.

Vinnustaðnum skipt upp

Raunin er þó önnur og hafa rannsóknir sýnt að starfsfólk í opnum rýmum kemur minna í verk og er almennt óánægðara í starfi en þeir sem geta unnið í ró og næði. Tíma tekur að ná upp fullri einbeitingu á verkefni og þegar einstaklingur er truflaður tekur tíma að ná einbeitingunni upp aftur þegar athyglinni er beint að verkefninu á ný. Í opnum rýmum er athyglin á mun meira flakki og því nær fólk ekki upp jafngóðri einbeitingu, kemur minna í verk og er óánægðara.

Margir hafa velt vöngum yfir lausn á þessu vandamáli. Einn þeirra er fyrrverandi prófessor í arkitektúr, David Dewane í Chicago í Bandaríkjunum, sem starfar nú við að hanna vinnurými. Dewane hefur hannað vinnurými sem stuðlar að því að fólk fái næði til að einbeita sér algjörlega að verkefnum sínum en þó þannig að hægt sé að viðhalda þeirri samvinnu og því óformlega spjalli sem fram fer á vinnustöðum.

Hugmyndir Dewanes vöktu fyrst athygli fyrir alvöru árið 2016 þegar rithöfundurinn og tölvunarfræðingurinn Cal Newport fjallaði um þær í metsölubók sinni, Deep Work , árið 2016. Í grunninn snýr hugmynd Dewanes að því að skipta vinnustaðnum upp í ákveðin rými þar sem lögð er áhersla á ólíka þætti þeirrar vinnu sem þar fer fram.

Í sinni upprunalegu mynd byggir hönnunin á fimm rýmum vinnustaðarins þar sem gengið er í gegnum hvert rými til að komast í það næsta. Þegar starfsmenn færa sig yfir í næsta rými krefst starfsemin sem í rýminu er viðhöfð sífellt meiri einbeitingar. Í því fyrsta geta starfsmenn sótt innblástur fyrir verkefnin sem eru fram undan, í því næsta er ýtt undir óformlegt spjall, næst tekur við hefðbundið opið vinnurými fyrir störf sem krefjast samvinnu starfsmanna eða ekki mikillar einbeitingar, þar á eftir koma starfsmenn inn á bókasafn þar sem hægt er að afla sér upplýsinga fyrir verkefnið sem svo er unnið í algjöru næði í síðasta rýminu, þar sem hver starfsmaður vinnur einn í afmörkuðu herbergi.

Nánari útlistun á svæðunum má sjá í myndatextunum hér á opnunni.

Farsældarvélin

Hönnun Dewanes kallast „eduaimonia machine“ og er byggð á hugtaki Aristótelesar um farsæld mannsins. „Farsældarvél“ er því besta þýðing á hugtakinu sem blaðamaður getur fundið upp á. Hún á að stuðla að því að fólk komi meira í verk á skemmri tíma en ella og sé ánægðara í starfi.

Dewane hefur komið að hönnun nokkurra vinnurýma í Bandaríkjunum en of snemmt er að segja til um hversu vel hefur tekist til. Setja má spurningarmerki við hversu fýsileg hönnun hans er kostnaðarlega fyrir fyrirtæki sem vilja spara sem mest. En ef hún skilar meiri afköstum gæti það verið þess virði. Þá getur verið að vaxandi heimavinna geri fyrirtækjum kleift að skapa fjölbreyttara vinnurými þar sem starfsmenn komi ekki allir til vinnu á sama tíma.

Hvort sem farsældarvél Dewanes er lausnin fyrir fyrirtæki sem vilja að starfsmenn afkasti meiru og líði betur í vinnunni eður ei, sýnir áhugi hóps vinnuveitenda á henni að þrátt fyrir að fleiri taki upp opin vinnurými séu margir sem vilja leita annarra lausna. Aðeins tíminn mun leiða í ljós hvað sé besta leiðin til að hanna vinnurými á þriðja áratug 21. aldarinnar og þeim sem á eftir koma.