Lausn „Tregðan stafar kannski fyrst og fremst af því að fólk á erfitt með að tileinka sér ný vinnubrögð, þótt þau væru vinnusparandi,“ segir Rúnar. Hann grunar líka að á sumum stöðum snúist tregðan um að vernda störf.
Lausn „Tregðan stafar kannski fyrst og fremst af því að fólk á erfitt með að tileinka sér ný vinnubrögð, þótt þau væru vinnusparandi,“ segir Rúnar. Hann grunar líka að á sumum stöðum snúist tregðan um að vernda störf.
Ásgeir Ingvarsson
[ Smellið til að sjá stærri mynd ]
Viðtal Ásgeir Ingvarsson ai@mbl.is Fyrr á þessu ári samþykkti danska þingið ný lög sem skylda fyrirtæki til að halda einvörðungu stafrænt bókhald. Þýðir þetta að í viðskiptum á milli lögaðila heyra útprentaðir reikningar sögunni til og fyrirtæki munu þurfa að nota bókhaldskerfi sem fengið hafa blessun stjórnvalda og fullnægja skýrum reglum, s.s. um örugga varðveislu gagna hjá vottuðum aðila, og að reikningar séu samkvæmt samræmdum evrópskum stöðlum og svo að ólík kerfi geti talað saman vandræðalaust –jafnvel á milli landa.

Viðtal

Ásgeir Ingvarsson

ai@mbl.is

Fyrr á þessu ári samþykkti danska þingið ný lög sem skylda fyrirtæki til að halda einvörðungu stafrænt bókhald. Þýðir þetta að í viðskiptum á milli lögaðila heyra útprentaðir reikningar sögunni til og fyrirtæki munu þurfa að nota bókhaldskerfi sem fengið hafa blessun stjórnvalda og fullnægja skýrum reglum, s.s. um örugga varðveislu gagna hjá vottuðum aðila, og að reikningar séu samkvæmt samræmdum evrópskum stöðlum og svo að ólík kerfi geti talað saman vandræðalaust –jafnvel á milli landa.

Dönsku reglurnar taka gildi í áföngum frá 2022 til 2026, eftir stærð og umfangi fyrirtækja. Félög með veltu undir sex milljónum króna verða þó undanskilin frá reglunum.

Rúnar Sigurðsson, framkvæmdastjóri tækni- og bókhaldsfyrirtækisins Svar ehf., segir að dönsku lögin muni fela í sér mikla hagræðingu og að íslensk stjórnvöld ættu að fara sömu leið. Má spara ómældar vinnustundir með því að senda reikninga rafrænt á milli fyrirtækja og um leið koma í veg fyrir villur.

„Hjá okkur er það reglan að það er bannað að hafa heilu möppurnar af pappírum á borðum. Ef reikningar berast í hús á pappír eru þeir óðar skannaðir inn og varðveittir á stafrænu formi. Hins vegar veit ég um margar íslenskar bókhaldsstofur af gömlum toga þar sem eru t.d. fimmtán manns að störfum og sá fimmtándi ver öllum vinnudeginum í að skanna það mikla magn af útprentuðum reikningum sem þeim berast. Það þekkist enn að fólk kemur til endurskoðandans síns með plastpoka fulla af prentuðum reikningum til að fara í gegnum og fá handbókað með tilheyrandi kostnaði.“

Treg að tileinka sér ný vinnubrögð

Bendir Rúnar á að stafrænt bókhald spari bæði bókurum, endurskoðendum og fyrirtækjum umstang en samt gæti tregðu til að nýta alla möguleika tækninnar. Allir innviðir séu þegar til staðar og hægt að velja úr fjölda upplýsingakerfa sem veita góða yfirsýn í rauntíma yfir stöðuna á rekstrinum. „Tregðan stafar kannski fyrst og fremst af því að fólk á erfitt með að tileinka sér ný vinnubrögð, þó þau væru verulega vinnusparandi. Þá virðist að hjá sumum bókunarstofum og fyrirtækjum snúist tregðan um að vernda störf fólks,“ segir hann. „Það er ljóst að tæknin mun smám saman minnka handavinnu bókarans umtalsvert. Þar með er ekki sagt að bókarar muni heyra sögunni til, heldur verður hlutverk þeirra í meira mæli það að sinna eftirliti og veita ráðgjöf, frekar en að slá inn tölur sem þegar eru á stafrænu formi.“

Þá skýrist tregðan líka af því að misræmi er í orðalagi laganna og vinnureglum skattayfirvalda: „Lögin segja eitt en raunveruleikinn er annar. Kveða lögin á um að félög varðveiti pappírseintak eða frumeintak af öllum bókhaldsgögnum en þegar skattayfirvöld biðja um að fá að skoða bókhald fyrirtækja, afþakka þau að fá sendar möppur af pappír og vilja frekar fá gögnin til sín í tölvupósti.“

Ásreikningurinn á augabragði

Með allt bókhaldið stafrænt og uppfært í rauntíma segir Rúnar að það verði líka mun einfaldara að gefa út ársreikninga og skila reglulega virðisaukaskattskýrslum og uppgjörum til eiganda. „Í dag rukka bókarar fyrirtæki um nokkur hundruð þúsund krónur fyrir að útbúa ársreikninga sem kalla á mikla yfirlegu, en þegar bókhaldið er orðið rafrænt eru allar upplýsingar þegar fyrirliggjandi og liggur við að megi prenta út ársreikninginn með fáeinum músarsmellum.“

Bendir Rúnar á að það mætti jafnvel búa þannig um hnútana, þegar sams konar reglur verða innleiddar á Íslandi, að skil á virðisaukaskatti verði fyrirtækjum minni byrði. „Í dag þurfa félög að gera virðisaukaskattinn upp á tveggja mánaða fresti og verða að greiða virðisaukaskatt af seldri vöru og þjónustu þótt krafa á kaupanda sé ógreidd. Tæknin býður upp á þann möguleika að þegar greiðsla berst á milli fyrirtækja sé virðisaukaskatturinn strax dreginn frá og fari beint til ríkissjóðs og sömuleiðis að seljandinn þurfi ekki að greiða virðisaukaskattinn úr eigin vasa fyrr en honum hefur borist greiðslan.“

Varðveisla rafræns bókhalds hjá vottuðum aðilum tryggir líka að bókhaldsgögnin glatist ekki. „Það gerist stundum að þegar félög fara í þrot, þá hreinlega hverfur bókhaldið og hafa skattayfirvöld hvorki tíma né getu til að leita þessi gögn uppi og t.d. komast til botns í því ef grunur er uppi um lögbrot og undanskot.“