Mikilvægi málshraða

Einstaklingar og lögaðilar eiga í margs konar samskiptum við stjórnvöld í daglegu lífi. Í sumum tilvikum eru samskiptin allt að því ómeðvituð og aðilar átta sig ekki endilega á því að ákvörðun stjórnvalds hafi verið tekin að lokinni formlegri málsmeðferð hjá viðkomandi stjórnvaldi. Í öðrum tilvikum fer eiginleg málsmeðferð ekki á milli mála og aðilar eiga í tíðum samskiptum við það stjórnvald sem í hlut á í aðdraganda ákvörðunartöku.

Afar mikilvægt er að vandað sé til verka við afgreiðslu þeirra erinda sem berast stjórnvöldum. Þá er ekki síður mikilvægt að þær reglur sem gilda um slíka málsmeðferð séu skýrar og aðgengilegar, bæði þeim sem eiga í samskiptum við stjórnvöld, og einnig þeim sem koma að afgreiðslu mála hjá stjórnvöldum. Markmiðið með setningu stjórnsýslulaga nr. 37/1993 var að tryggja réttaröryggi í skiptum við hið opinbera. Var stefnt að því með setningu laganna að festa í lög helstu meginreglur um málsmeðferð í stjórnsýslunni og skyld atriði, þ.m.t. reglu um leiðbeiningarskyldu, rannsóknarregluna, jafnræðisregluna, meðalhófsregluna og andmælaregluna. Reglur stjórnsýslulaganna fela í sér tilteknar lágmarkskröfur sem gerðar eru til stjórnsýslunnar. Þá var að vissu leyti um að ræða lögfestingu á reglum sem byggjast á óskráðum grundvallarreglum stjórnsýsluréttarins.

Ein af málsmeðferðarreglum stjórnsýslulaga er svokölluð málshraðaregla, en samkvæmt henni ber að taka ákvarðanir í málum svo skjótt sem unnt er. Ýmislegt getur haft áhrif á það hversu langan tíma mál eru til meðferðar hjá stjórnvöldum. Má þar m.a. nefna umfang máls, fjölda málsaðila, kröfur sem gerðar eru um vandaða málsmeðferð, fjölda mála í vinnslu hjá viðkomandi stjórnvaldi og forgangsröðun mála. Síðasta atriðið í framangreindri upptalningu vísar til þess að brýn mál tefja oft meðferð annarra mála.

Ef stjórnvald þarf að leita umsagnar í máli ber því að gera slíkt við fyrsta hentugleika. Þá ber stjórnvaldi að tilkynna aðila máls ef fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls tefjist, hvað valdi töfum og hvenær ákvörðunar er að vænta. Þau mál sem lenda á borði stjórnvalda eru margvísleg og málshraði er ekki það eina sem stjórnvöld þurfa að huga að við meðferð máls. Einnig þarf að gæta þess að mál sé nægjanlega upplýst áður en ákvörðun er tekin og að sambærileg mál í lagalegu tilliti hljóti sams konar úrlausn. Þá skal aðili máls almennt eiga þess kost að tjá sig um efni máls áður en stjórnvald tekur ákvörðun í því, að því gefnu að afstaða hans liggi ekki fyrir í gögnum málsins.

Eins og gefur að skilja getur lengd málsmeðferðar hjá stjórnvöldum skipt miklu fyrir aðila og fer það eftir atvikum hverju sinni hversu mikilvægur málshraði er í raun og veru. Í sumum tilvikum getur málsmeðferð tiltekins stjórnvalds jafnvel verið það eina sem út af stendur áður en unnt er að ljúka viðskiptum. Slíkt er til dæmis algengt þegar viðskipti fela í sér tilkynningarskyldan samruna. Er aðilum þá óheimilt að framkvæma viðskiptin áður en formleg ákvörðun Samkeppniseftirlitsins liggur fyrir. Þá getur ákvörðun um veitingu tiltekins leyfis staðið í vegi fyrir því að framkvæmdir hefjist, eða að aðili geti hafið atvinnurekstur, sé um að ræða leyfisskylda starfsemi. Er mikilvægi þess að ákvörðun liggi fyrir fljótt og vel því ótvírætt.

Stjórnvöld þurfa að huga að mörgu þegar teknar eru ákvarðanir í málum um rétt eða skyldu aðila og gæta þarf að samspili ólíkra málsmeðferðarregla. Þannig þarf til dæmis að tryggja að málsmeðferð dragist ekki ótæpilega vegna rannsóknar máls en á sama tíma þarf að gæta þess að mál sé nægjanlega upplýst áður en ákvörðun er tekin. Skjót afgreiðsla mála getur skipt aðila miklu máli og ættu stjórnvöld að hafa það að leiðarljósi að ákvarðanir séu teknar án óæskilegra tafa, sérstaklega þegar miklir hagsmunir eru fyrir skjótri úrlausn mála.