” Það er þó hjákátlegt að á sama tíma og flestir starfsmenn geta ekki skrifað á sig 3.500 kr. mat í hádeginu geta sömu starfsmenn stofnað til tífalds þess kostnaðar jafnvel oft í sömu vikunni með því að boða fólk á fundi sem litlum verðmætum skila.

Atvinnulíf

Steinar Þór Ólafsson

Samskiptafræðingur

Þú gengur inn á skrifstofuna á slaginu 9:00 og byrjar á því að koma dótinu þínu fyrir á sínum stað, heilsa samstarfsfólki og sækja þér kaffi. Þegar klukkan er 9:15 ertu búin að koma þér fyrir í básnum þínum, rifja upp hvar leiðir skildi í verkefnaskaflinum í gær og byrjuð að vinna.

Það líða ekki nema þrjátíu mínútur frá því þú sest niður þangað til vinsamleg ábending skýst upp í hægra horni tölvuskjásins eða á slaginu kl. 9:45 með áminningu um að hálftíma stöðufundurinn tengdur þessu ákveðna verkefni í næsta mánuði hefjist eftir korter. Einbeitingin við verkefnið sem þú varst byrjuð að sinna hverfur út um gluggann og þú ósjálfrátt ferð að renna í gegnum hugann á þér hvort þú sért ekki örugglega með allt á hreinu fyrir þau atriði sem upp geta komið á fundinum. Þú stendur síðan upp frá skrifborðinu þínu 9:57 og byrjar að ganga í átt að fundarherberginu með kaffibollann sem ennþá er heitur í annarri hendinni og tölvuna ásamt minnisbókinni í hinni.

Klukkan verður 10:05 og fólk tínist ennþá inn á fundinn sem átti að hefjast fyrir 5 mínútum því það var röð við kaffivélina. Enda ekki hægt að mæta á fund öðruvísi en með heitan og ilmandi kaffibolla. Stuttu seinna eða 10:07 verður ljóst að eitt þeirra sem þarna áttu að vera vantar á fundinn. Viðkomandi eru send skilaboð um það hvort nokkuð sé verið að gleyma sér. Slíkt kemur síðan á daginn að reyndin er en viðkomandi ætlar að stökkva af stað í þessum töluðu orðum. Um það bil 10:12 hefst fundurinn svo formlega.

Það er enginn sem sér sig í hlutverki fundareiganda á þessum stöðufundi og klukkan 10:30 þegar fundinum ætti að vera lokið er ljóst að hann muni lengjast. Svo náttúrulega var þessi röð við kaffivélina og einn gleymdi sér svo það er kannski bara skiljanlegt að teygja verði fundinn aðeins í annan endann. Um það bil 10:45 lýkur fundinum og fundarherbergið er yfirgefið. Svona eftir á að hyggja voru reyndar engar ákvarðanir teknar á fundinum en „góðar umræður“ um fundarefnið og svo sem ýmislegt annað líka.

Það tekur þig um 10 mínútur að fylla á kaffibollann og koma þér fyrir í básnum þínum. Að ná aftur fullri einbeitingu að því sem þú varst að gera fyrir fundinn tekur eitthvað svipað þannig að um 11:10 má í raun segja að þú sért aftur komin með báðar hendur á skófluna og byrjuð að moka úr verkefnaskaflinum. Það líður þó ekki á löngu þar til garnirnar fara að gaula og í þig er potað á slaginu 11:30 af sessunaut þínum sem spyr sakleysislega: Eigum við ekki að fara í mat? En þannig tókst saklausa hálftíma stöðufundinum að láta morguninn þinn gjörsamlega hverfa.

Það er nefnilega áhugavert að hugsa til þess að flest fyrirtæki leggja mikið kapp á gott kostnaðaraðhald. Þau reka heilu fjármáladeildirnar og svo grannt er fylgst með öllum kostnaði að hann er bókaður niður á lykla og jafnvel verknúmer innan þessara lykla til þess að hafa sem besta yfirsýn yfir þann kostnað sem fellur til í rekstrinum. Sömuleiðis eru rýrnun mæld, notkun aðfanga og þar fram eftir götunum sem engan skyldi undra því í sinni tærustu mynd snýst fyrirtækjarekstur um að skapa tekjur umfram kostnað.

Það er þó hjákátlegt að á sama tíma og flestir starfsmenn geta ekki skrifað á sig 3.500 kr. mat í hádeginu geta sömu starfsmenn stofnað til tífalds þess kostnaðar jafnvel oft í sömu vikunni með því að boða fólk á fundi sem litlum verðmætum skila. Þar leynast hiklaust í mörgum fyrirtækjum tækifæri til aukinnar framleiðni og betri vinnumenningar.