Þjónusta Póstsins aldrei verið hraðari

Þórhildur Ólöf Helgadóttir er fyrsta konan til að gegna stöðu forstjóra Póstsins og hefur hún sinnt því starfi í rúm þrjú ár. Áður hafði Þórhildur sinnt starfi framkvæmdastjóra fjármálasviðs fyrirtækisins en hún tók við þeirri stöðu í lok sumars 2019.

Deloitte sinnti fjármálalegu uppeldi hennar á sínum tíma en á háskólaárunum vann Þórhildur þar með námi og spannaði tíminn þar 8 ár. Það var góður grunnur fyrir það sem við tók eftir háskólann. Þórhildur er með Cand Oecon próf frá Háskóla Íslands. Hún hefur svo starfað sem framkvæmdastjóri fjármála frá því fyrir hrun, setið í stjórn SjóvárAlmennra og átt sæti í stjórnum dótturfélaga þeirra fyrirtækja sem hún hefur starfað hjá.

Þórhildur segir feril sinn hafa verið viðburðaríkan, lærdómsríkan og uppfullan af ýmsu óvæntu sem hefur styrkt hana til muna.

„Tíu mínútum fyrir hrun tók ég við starfi sem fjármálastjóri hjá Securitas og var þar á hrunárunum.“ segir Þórhildur. „Ég borgaði 60 milljónir með VISA-kortinu mínu til að geta borgað birgjum í Kanada því að þeir voru svo órólegir yfir því að eiga viðskipti við fyrirtæki á Íslandi. Þetta var alveg rosalegur tími til þess að vera fjármálastjóri á Íslandi.“

Tengingar um allan heim

Þórhildur hefur verið í alls konar rekstri eins og hún segir sjálf frá; öryggisbransanum, bílabransanum, fatabransanum og nú í flutningabransanum hjá Póstinum. Segir hún það mjög áhugavert að koma inn í fyrirtæki sem er í eigu ríkisins.

Hlutverk Póstsins er að tengja fólk, fyrirtæki og samfélög. Dreifikerfi Póstsins nær til allra heimila og fyrirtækja landsins. Pósturinn starfar á alþjóðavísu með öðrum fyrirtækjum í póstþjónustu og myndar þannig sterka tengingu við erlend dreifikerfi um allan heim. Framtíðarsýn Póstsins er að mæta viðskiptavininum þar sem hann er staddur og markmiðið er að verða hans fyrsta val.

„Þegar ég byrjaði var Pósturinn á tímamótum, mikið skuldsettur fjárhagslega auk þess sem áhersla undangenginna ára hafði verið að byggja upp fasteignir fyrir kjarnastaði, bæði í Reykjavík og á landsbyggðinni. Það var því hægt að breyta aðeins um stefnu og leggja áherslu á að minnka stafræna skuld félagsins, fækka fermetrum og þannig minnka skuldsetningu. Verkefnaáherslan undanfarin ár og áherslan á viðskiptavininn hefur orðið til þess að við vorum einn af hástökkvurum Íslensku ánægjuvogarinnar í ár því Pósturinn hækkaði næsthæst allra fyrirtækja milli ára svo þessar umbætur skila sér greinilega beint til viðskiptavina,“ segir Þórhildur.

Hröð þróun á stuttum tíma

Pósturinn er með tengingu við 192 lönd í alþjóða póstheiminum og segir Þórhildur töluverða þróun hafa átt sér stað hjá fyrirtækinu og þá mjög bratt á undanförnum árum.

„Það voru til dæmis átta póstbox hjá fyrirtækinu þegar ég byrjaði, í dag eru þau 90 talsins hringinn í kringum landið,“ segir Þórhildur. „Pósturinn er að þróast úr því að vera bréfafyrirtæki í pakkafyrirtæki. Við flytjum inn tugþúsundir pakka í hverjum mánuði erlendis frá auk þess að sinna innlenda markaðinum. Þetta kallar á ýmis konar tækniþróun og breytingar á störfum og innviðum. Þróunin hefur verið ótrúlega hröð á stuttum tíma.“

Þá nefnir Þórhildur að hraðinn á afhendingu pakka hafi margfaldast miðað við það sem var. „Auk þess höfum við verið að gera breytingar í sjálfvirknivæðingu í upplýsingagjöf frá erlendu póstfyrirtækjunum. Núna fáum við upplýsingar um leið og einhver pantar sér eitthvað erlendis frá þegar það er skráð hjá erlendu póstfyrirtæki sem við erum í samstarfi við. Þannig fáum við strax upplýsingar um sendinguna og getum í rauninni verið búin að tolla vöruna áður en hún kemur til landsins. Þetta leiðir til þess að af öllum pökkum sem lenda í Keflavík í dag, fara 92% þeirra í póstbox í Reykjavík samdægurs.

Svo náum við tæplega 90% afhendingarhlutfalli á landinu strax daginn eftir. Við erum að stórauka hraðann um leið og pakkinn kemur til landsins. Þetta á líka við um innanlandspakkana, við erum fljót að afgreiða þá,“ segir hún. „Svo erum við með Tollinn í Póstmiðstöðinni. Tollurinn er með starfsstöð hjá okkur þannig að allar sendingar sem koma erlendis frá eru skoðaðar. Þetta fyrirkomulag flýtir enn frekar fyrir afgreiðslunni þar sem þeir fá upplýsingar til sín miklu fyrr. Þetta eru dæmi um stórar breytingarnar sem við höfum staðið frammi fyrir undanfarin ár og átt þátt í að bæta hraðann til muna“

Mikil starfsánægja hjá Póstinum

Pósturinn hlaut viðurkenninguna Certificate of Excellance fyrir árið 2023 frá IPC International, þetta er mikill heiður að sögn Þórhildar. „Við fengum þetta endurnýjað frá IPC í febrúar síðastliðnum og erum ótrúlega stolt af því,“ segir hún. Þá ræðir Þórhildur mannauðinn og jafnvægi á milli tækniþróunar og breyttra starfsgreina „Tækniþróun kallar á breytt starfshlutverk og mannauðurinn okkar tekur mið af því. Það gengur vel að halda uppi starfsánægju þrátt fyrir miklar breytingar og ég dáist að þrautseigju samstarfsfólks míns í þessum aðstæðum,“ segir Þórhildur og bætir við;

„Við höfum verið að gera mánaðarlegar mælingar ánægju starfsmanna. Við höfum lagt áherslu á fræðslu, þjálfun og valdeflingu starfsfólks. Við viljum að allir starfsmenn hafi vald til þess að taka ákvörðun sem snýr að þeirra starfi. Þá skiptir höfuðmáli að allir starfsmenn viti hver stefnan er hjá Póstinum og hver framtíðarsýn fyrirtækisins er. Þannig róum við öll í sömu átt.“

Þórhildur segir mikilvægt að vera í góðum samskiptum við starfsfólk og taka hugmyndum fagnandi. „Ég fer reglulega á mismunandi starfsstöðvar Póstsins til þess að fá upplýsingar frá starfsfólkinu. Það skiptir okkur öllu máli að hlusta vel á hvað megi gera betur. Bestu hugmyndirnar koma oft innan frá, því það er fólkið í framlínunni sem er í snertingu við viðskiptavinina á hverjum einasta degi og heyrir og sér ýmislegt. Starfsfólkið okkar er stútfullt af hugmyndum um hvað mætti betur fara,“ segir hún.

Forstjórinn eins og þjálfari

Líkir Þórhildur vinnu sinni við starf góðs þjálfara. „Ég sé til þess að allir hafi þau tæki, tól, vald og upplýsingar til þess að geta unnið vinnuna sína vel. Mitt starf er að sjá til þess að fólkið hafi allt sem þarf til að standa sig vel í vinnunni og geta farið heim í lok dags og hugsað með sér, mikið stóð ég mig vel í dag. Það er oft feimnismál hjá fyrirtækjum sem eru í eigu ríkisins að vera í samkeppni en við erum að sjálfsögðu í mikilli samkeppni á pakkamarkaði og ætlum að standa okkur gríðarlega vel í því, bæði að vera samkeppnishæf og líka að greiða fyrir samkeppni á öllu landinu, þannig að fólkið geti haft val. Við fögnum samkeppni því það hvetur okkur til að gera betur.“