Um 15 milljónir sparast á ári

Stafvæðing byggingarleyfisumsókna kemur til með að spara Hafnarfjarðarbæ 14,7 milljónir árlega. Á síðasta ári vann hugbúnaðarfyrirtækið Taktikal markvisst að því að stafvæða byggingarleyfisferilinn hjá bænum og hefur fyrirtækið fengið góð viðbrögð við hugbúnaðarlausninni.

Tæknin að baki hugbúnaðarlausn Taktikal ber heitið SmartFlows, og hefur hún nú þegar verið innleidd hjá fyrirtækjum og stofnunum hér á landi. Með lausninni geta fyrirtæki og stofnanir sett upp rafræn ferli sem má samþætta við önnur kerfi á nokkrum mínútum. Sem dæmi um ferli sem lausnin er notuð í má nefna umsóknarferli hjá fjármálafyrirtækjum og öðrum aðilum er starfa undir ströngu regluverki.

Valur Þór Gunnarsson, framkvæmdastjóri og stofnandi Taktikal, segir að markmiðið hafi verið að gera staðlaða hugbúnaðarlausn sem bæði opinberir aðilar og einkaaðilar geta notað í sínum ferlum.

„Samstarfið við Hafnarfjarðarbæ sneri að því að stafvæða byggingarleyfisumsóknirnar. Hafnarfjarðarbær hefur stafvætt byggingarleyfisferilinn og hefur það falið í sér hagræðingu í tíma starfsfólks og umsækjenda sem og í kostnaði og pappír,“ segir Valur.

Mikil hagræðing í lausninni

Ráðgjafarfyrirtækið KPMG var fengið til að leggja mat á ávinninginn í lok síðasta árs þegar komin var nokkurra mánaða reynsla á verkefnið. Niðurstöðurnar sýndu að stafvæðingin hefði skilað árlegum ávinningi upp á 14,7 milljónir króna, eða ígildi 1,2 stöðugilda. Verkefnin urðu skýrari og skilvirkari fyrir starfsfólk og sköpuðu svigrúm til virðismeiri verkefna og bættu þjónustuna svo um munar. Um 10 klst. sparast við afgreiðslu hverrar umsóknar, tæplega 25 þúsund kílómetrar eru ekki lengur eknir í tengslum við ferilinn, 5 milljónir króna sparast í prentkostnaði fyrir umsækjendur og losun koltvísýringsígilda vegna færri bílferða umsækjenda og sendla bæjarins minnkar um alls 5,2 tonn.

„Þegar við förum í stafræna umbreytingu er það ekki bara „af því bara“. Verkefnin verða að hafa skýran tilgang og ávinning. Og við getum ekki bara áætlað að verkefnin séu að skila ávinningi. Það verður að mæla hann og það gerðum við líkt og gert var með stafvæðingu mannauðsmála hjá bænum á síðasta ári,“ segir í tilkynningu frá Hafnarfjarðarbæ.

Valur segir að mikilvægt sé að bæði hið opinbera og einkaaðilar nýti stafvæðinguna í meiri mæli til þess að hagræða.

„Það er mikilvægt að horfa til hagræðingar og sjá til þess að skattfé sé nýtt sem best. Því er mikilvægt að þróa staðlaða lausn sem allir geta notað í stað þess að hver og ein stofnun sé að vinna að því að finna lausn hver í sínu horni,“ segir Valur og bætir við að hver og ein stofnun eða einkafyrirtæki geti sparað tugi milljóna við að stafvæða ferla. Þar að auki sé skortur á fólki með tæknimenntun og því geti stafvæðingin skipt miklu máli.

„Ljóst er að skortur á sérhæfðu hugbúnaðarstarfsfólki hamlar stafvæðingu hér á landi. Því er afar mikilvægt að ekki sé verið að finna upp hjólið aftur í þeim innviðum og stafrænu verkferlum sem eru innan fyrirtækja og stofnana,“ segir Valur.

Spurður hvernig viðbrögðin við lausninni hafi verið segir Valur að þau hafi verið góð.

„Samskiptin við þær stofnanir sem við höfum unnið með hafa verið virkilega góð. Lykilatriðið er að stjórnendur séu með skýra sýn og það hefur verið tilfellið bæði hjá Hafnarfjarðarbæ og þeim aðilum sem við höfum unnið með,“ segir Valur að lokum.