Kerfi heilbrigðiseftirlitsins úrelt

Borgarráð hefur heimilað þjónustu- og nýsköpunarsviði borgarinnar að hefja útboð á skjala- og eftirlitskerfi fyrir Heilbrigðiseftirlit Reykjavíkur (HER). Eftirlitið hefur verið áberandi í fréttum undanfarið vegna rannsóknar á starfsemi athafnamannsins Davíðs Viðarssonar.

Fram kemur í greinargerð þjónustu- og nýsköpunarsviðs að núverandi staða á rafrænu umhverfi heilbrigðiseftirlitsins er ófullnægjandi.

Starfsfólk heilbrigðiseftirlitsins vinni í mörgum mismunandi tölvukerfum, bæði hvað varðar utanumhald um verkefni, áætlanir og skipulagningu eftirlits, vegna skráningar mála og gagnasöfnunar.

Hamlar starfseminni

Skjalakerfi HER er GoPro-kerfi sem var innleitt árið 1998 og orðið er úrelt. Það uppfyllir ekki kröfur sem gerðar eru til starfseminnar varðandi skil á gögnum, utanumhald um tölfræði, gagnaöryggi, birtingu gagna o.s.frv. Þó svo að uppbyggingin á því kerfi henti sem skjalavistunarkerfi sé það orðið úrelt og þjónusta við kerfið ekki til staðar. Núverandi kerfi hamli starfsemi heilbrigðiseftirlitsins verulega. Starfsemin hafi tekið breytingum í takt við kröfur tímans, m.a. vegna breytinga á lögum og reglum og aukinna krafna um upplýsingagjöf til almennings, til birtingar gagna á vef og gagnaskila til yfirstofnana heilbrigðiseftirlitsins. Tækniumhverfi hafi ekki fylgt með.

„Í dag eru verkferlar langir og flóknir og rof er á milli kerfa. Mikið er um tvíverknað og yfirsýn skortir, sem getur m.a. haft í för með sér áhættu varðandi gagnaöryggi. Haldið er utan um eftirlitið í gamla GoPro HER (starfsleyfi, skráningar og öll gögn sem tengjast viðkomandi leyfi og viðskiptavini) og í Excel-skjölum sem innihalda eftirlitsáætlanir fyrir árið. Nokkur önnur kerfi eru í notkun s.s. SafetyCulture, Main Manager auk þess sem unnið er á pappír. Þetta kallar á rof milli kerfa, tvíverknað við skráningar, hætta á mistökum og villum eykst og ekki er hægt að flytja upplýsingar frá þessum kerfum yfir í GoPro-skráningarkerfi,“ segir m.a. í greinargerðinni.

Ný lausn fyrir heilbrigðiseftirlitið sem uppfyllir þær kröfur sem settar eru fram muni skila auknu hagræði í leyfaumsýslu, skilvirkari vinnubrögðum og koma í veg fyrir tvíverknað. Hún muni tryggja betra utanumhald um framkvæmd eftirlits og bæta upplýsingaöryggi, auk þess sem töluverður ávinningur sé fólginn í því að einfalda rafræna skjalavinnslu og skjalavörslu.

Má búast við því að tímasparnaður starfsfólks verði umtalsverður og afkastagetan aukist. Hver starfsmaður kæmist í fleiri eftirlitsferðir, sem leiðir af sér að tekjur heilbrigðiseftirlitsins aukist í samræmi við það. Einnig verði hægt að sinna betur öðrum lögbundnum verkefnum sem heilbrigðiseftirlitinu ber að sinna.

Mun kosta 84 milljónir

Áætlaður framkvæmdatími verkefnisins er eitt ár og er heildarkostnaður samkvæmt frumkostnaðaráætlun 84 milljónir króna miðað við fimm ára samning. Við lok fimm ára samnings er möguleiki á að framlengja hann til tveggja ára og bætast þá við 9,6 milljónir króna á ári í rekstrarkostnað í tvö ár verði það gert.

Á vef Reykjavíkurborgar kemur fram að hlutverk Heilbrigðiseftirlits Reykjavíkur er að fara með hollustuhátta-, matvæla- og mengunarvarnaeftirlit í borginni, stuðla að öflugri umhverfisvöktun og fræðslu til almennings í Reykjavík. Heilbrigðiseftirlit Reykjavíkur starfar í umboði heilbrigðisnefndar Reykjavíkurborgar.

Hinu nýja kerfi er ætlað að bæta þjónustu heilbrigðiseftirlitsins við almenning og eftirlitsþega, bæta vinnubrögð og auka skilvirkni.