Eiga árshátíðir ennþá við?

Það virðist gerast af og til að árshátíðir íslenskra fyrirtækja og stofnana lendi á milli tannanna á fólki og rati jafnvel í fréttir. Eftir að kórónuveirufaraldrinum lauk bar töluvert á einkar veglegum árshátíðum og þekktist að flogið væri með heilu vinnustaðina út í heim eða á milli landshluta til að taka þátt í dagskrá sem spannaði nokkra daga og nætur. Kostnaðurinn og umfangið hefur stundum vakið umtal og spurningar vaknað um hvort starfsfólk kæri sig t.d. um að leggja land undir fót og verja mjög miklum tíma með kollegum sínum þegar árshátíð er haldin.

Eru árshátíðirnar nokkuð að fara úr böndunum – og eru þær jafnvel tímaskekkja? Eru vinnustaðir að halda árshátíðir sínar með réttum hætti og eru til leiðir til að tryggja að þessir viðburðir heppnist vel?

Brúar bilið milli deilda

Ragnheiður Agnarsdóttir er sérfræðingur í stjórnenda- og mannauðsráðgjöf og annar eigenda Ragnar ráðgjafar (www.rognradgjof.is). Hún mótmælir því að árshátíðir eigi ekki lengur við og segir að þvert á móti geti þessir viðburðir þjónað mikilvægu hlutverki fyrir vinnustaðinn. „Árshátíðin býður upp á tækifæri fyrir fólk til að skapa dýpri tengsl þvert á ólíkar deildir og verja tíma með kollegum sem það jafnvel á bara í samskiptum við símleiðis eða í tölvupósti dags daglega. Ávinningurinn er alveg sérstaklega greinilegur ef starfsstöðvarnar eru dreifðar og árshátíðin notuð til að safna öllum saman á einn stað til að kynnast betur.“

Ragnheiður segir líka ljóst að þrátt fyrir annríki hversdagsins og mikið framboð af alls kyns afþreyingu þá hafi flestir gaman af árshátíðum en fáir sem líti á það sem kvöð að taka þátt í viðburðinum og sjáist t.d. á því að að mætingin er oftast mjög góð.

Þá bendir Ragnheiður á að umgjörð árshátíða hafi batnað mikið frá því sem áður var en sú var tíð að þessum viðburðum fylgdi jafnan mikil áhersla á drykkju og var mökum ekki endilega boðið til veislunnar. „Þetta hefur breyst til batnaðar; makarnir eru yfirleitt velkomnir og ekki sami hópþrýstingurinn á fólk að neyta áfengis. Fyrir vikið gerist það líka mun sjaldnar að þessir viðburðir fari úr böndunum en á árum áður var nokkuð algengt að dagarnir og vikurnar eftir árshátíð færu í að leysa úr alls konar vandamálum sem urðu til á hátíðinni.“

Rausnarskapur eitt árið skapar væntingar það næsta

Að mati Ragnheiðar er eðlilegt að stjórnendur hugi að því hver markmið árshátíðarinnar eigi að vera og skipuleggi viðburðinn í samræmi, og að þeir hugi einnig að óskum starfsfólksins. „Stundum hefur það gerst að árshátíðir falla niður í nokkur ár af einhverjum sökum og þá vill skjóta upp kollinum óánægja á meðal starfsfólksins sem saknar þess að fá þessa umbun og viðurkenningu fyrir vel unnin störf. Eins þurfa fyrirtæki að vara sig á að ef mjög mikið er lagt í árshátíðina eitt árið þá skapar það viðmið og væntingar fyrir næsta ár og getur verið erfitt að ætla að fara aftur í sama sniðið.“

Ragnheiður minnir líka á mikilvægi þess að mjög skýrt sé hvenær hátíðinni lýkur. „Ég hef veitt fyrirtækjum ráðgjöf sem snertir ábyrgð þeirra á uppákomum sem verða á svona viðburðum. Mörkin þurfa að vera skýr á milli þeirrar dagskrár sem tilheyrir árshátíðinni og þess sem gestir gera við restina af kvöldinu ef þeir halda áfram að skemmta sér,“ segir hún. „Þessu tengt þá veit ég að sumir vinnustaðir hafa ákveðið að halda ekki aftur árshátíð erlendis eftir að hafa prófað það einu sinni vegna þess einmitt að slíkum ferðum virðist fylgja aukin hætta á atvikum sem vinnustaðurinn getur ekki sætt sig við að bera áhættuna af.“

Makana má ekki vanta

Sturla Jóhann Hreinsson býr að mikilli reynslu sem starfsmannastjóri og er í dag eigandi ráðgjafarfyrirtækisins Vertu betri (www.vertubetri.is). Hann tekur í sama streng og Ragnheiður en bendir á að það megi útfæra árshátíðina með ýmsum hætti til að hrista hópinn betur saman. „Sú leið hefur lengi verið farin að fólk er látið sitja í litlum hópum saman við borð þar sem það snæðir kvöldverð og nýtur einhverrar afþreyingar á meðan. Það má vinna meira með þetta fyrirkomulag og t.d. skipuleggja sætaskipanina með það fyrir augum að blanda hópnum betur saman, frekar en að hver deild hafi sitt borð og allir sitji með þeim sem þeir þekkja nú þegar,“ segir hann og bætir við að oft séu mannauðsstjórar í nokkurs konar gestgjafahlutverki á árshátíðunum og virkir í því að leiða fólk saman svo að enginn sitji afskiptur úti horni.

Sturla bendir einnig á að brjóta megi upp kvöldverðarformið og í leiðinni auðvelda gestum að brjóta ísinn, t.d. með því að bjóða upp á einhvers konar leiki eða aðra virkni utan við sjálfa veisluna þar sem fólk getur fundið eitthvað sem hæfir áhugasviði sínu og þægindaramma og kynnst kollegum sínum með öðrum hætti en hægt er þegar setið er við veisluborð. Hann segir árshátíðina heldur ekki rétta tilefnið fyrir stjórnendur til að fara vandlega yfir stöðuna í rekstrinum en tækifærið þeim mun betra til að miðla þakklæti og bjartsýni, og gera fólk stolt af vinnustaðnum. „Oft er haldinn starfsdagur fyrr um daginn þar sem má kynna betur hvað ber hæst í rekstrinum en árshátíðina sjálfa er best að nota til að hlúa að félagslegu hliðinni og efla menninguna á vinnustaðnum.“

Að mati Sturlu er mjög mikilvægt að makar séu boðnir velkomnir. „Það stuðlar að heilbrigðari vinnustað ef makarnir fá að vera með og eiga þess kost að kynnast fólkinu hjá fyrirtækinu og með því er grunnurinn lagður að betra jafnvægi á milli vinnu og einkalífs. Starfsmaðurinn þarf vitaskuld að muna að hugsa vel um makann á árshátíðinni enda getur sumum þótt óþægilegt að vera innan um ókunnugt fólk, en ég sé að eftir því sem makar hafa sótt fleiri árshátíðir og kynnst fólkinu á vinnustaðnum betur, því skemmtilegra þykir þeim að vera með.“