Náðu 30% tímasparnaði

Hinar svonefndu beiðnabækur eru nú á útleið eftir að Síminn Pay, sem er greiðslulausn frá fjarskiptafyrirtækinu Símanum, bjó til rafræna beiðnabók í samstarfi við útgerðarfyrirtækið Brim. Margir þekkja hina sígildu beiðnabók sem verið hefur við lýði í fyrirtækjum um áratugaskeið. Beiðnabók er eins og ávísanahefti fullt af blöðum, fyrir þá sem muna eftir þeim. Beiðnir eru skrifaðar, rifnar út og afhentar starfsmönnum svo þeir geti leyst út vörur hjá fyrirtækjum úti í bæ.

Ólafur Fannar Heimisson, sölustjóri Símans Pay, segir í samtali við Morgunblaðið að fjögur ár séu liðin síðan Brim kom fyrst að máli við Símann og spurði hvort mögulegt væri að fá rafræna, pappírslausa útgáfu af beiðnabókinni.

Mikilvæg innsýn

Hann segir að tveimur árum síðar, árið 2022, hafi lausnin litið dagsins ljós. Brim hafi í ferlinu komið með mikilvæga innsýn og reynslu í notkun beiðna. Ólafur segir að með rafrænu beiðnabókinni hafi náðst um 30 prósenta tímasparnaður hjá Brimi.

„Samstarfið við Brim var stór þáttur í að lausnin varð jafn góð og hún er,“ segir Ólafur.

Andri Elvar Guðmundsson, aðalbókari Brims, segir að tímasparnaðurinn felist í að kaupandi merki kaupin, deild, verkefni og undirverkefni sem skili sér sjálfkrafa alla leið inn í bókhaldið.

Enn mikilvægara sé þó öryggi lausnarinnar. Segir Andri að gömlu bækurnar séu í raun stórhættulegar því þær sé hægt að nota til að svíkja út vörur og þjónustu. Eins og Ólafur útskýrir er beiðnabókin hluti af smáforritinu Símanum Pay og hefur lausnin verið opin öllum fyrirtækjum síðan árið 2022 óháð því hvort viðkomandi er með fjarskipta- eða bankaviðskipti við Símann.

Ólafur bætir við að lausnin bylti yfirsýn og rekjanleika innkaupa í nafni fyrirtækja og stofnana.

„Í appinu hafa stjórnendur fyrirtækja og stofnana yfirsýn í rauntíma yfir útgáfu beiðna í þeirra nafni á einum stað um leið og þeir geta stýrt úttektarheimildum starfsmanna eftir söluaðilum. Greiðsluferlið er rafrænt og auðrekjanlegt og enginn vafi er á hver greiddi, hvar og hvenær,“ segir hann.

Ólafur segir að mikilvægur hluti lausnarinnar sé innskráning með rafrænum skilríkjum. Þannig er sannreynt hver er hver og rekjanleiki tryggður.

Hann segir að Síminn Pay hafi ekki látið hér við sitja heldur sé líka búið að setja á markaðinn fyrirtækjakreditkort sem er að mörgu leyti svipuð lausn. Þar fá starfsmenn kort í símaveskið sitt og fjármálastjóri getur fært inn fé ef starfsmaður þarf að kaupa inn fyrir fyrirtækið.

Ólafur segir að beiðnabókin rafræna sé nú þegar komin í notkun hjá ýmsum stórum og smáum fyrirtækjum sem og sveitarfélögum og ríkisstofnunum. Það eigt til að mynda við um verktakafyrirtækin BYGG og ÞG-verktaka sem og Mosfellsbæ, Háskóla Íslands og Hafrannsóknastofnun. Þá hafi söluaðilar einnig tekið rafrænu beiðnabókinni opnum örmum, fyrirtæki eins og Húsasmiðjan, Byko og Síminn.