ÐGæðastarfinu lýkur aldrei Skortur á tengingu við fjármál er ein

ÐGæðastarfinu

lýkur aldrei

Skortur á tengingu við fjármál er ein helsta ástæða þess að gæðastarf lognast út af. Því er mikilvægt að tengja það með skýrum hætti við fjármálin og líta á það sem langtímaverkefni en ekki skammtímaátak. Kjartan Magnússon ræddi við Andra Þór Guðmundsson og Svanbjörn Thoroddsen rekstrarráðgjafa um tengsl gæðastarfs og fjármála í fyrirtækjum.

GÆÐI í fjármálastjórnun voru viðfangefni á námstefnu gæðavikunnar, sem Gæðastjórnunarfé lag Íslands stóð fyrir nýlega. Þar var m.a. rætt um hugmyndafræði og aðferðir gæðastjórnunar og hvernig hún samtvinnaðist fjármálum fyrirtækja. Einnig var fjallað um reynsluna af gæðaverkefnum hjá fyrirtækjum og stofnunum.

Svanbjörn Thoroddsen rekstrarráðgjafi vinnur nú fyrir Fjárfestingarbanka atvinnulífsins, sem tekur til starfa um áramótin, en vann áður hjá VSÓ ráðgjöf. Svanbjörn hefur unnið við gæðastjórnunarverkefni í fjölmörgum fyrirtækjum og á fyrrnefndri ráðstefnu fjallaði hann um hvernig gæðastjórnun tengist fjármálum fyrirtækja.

Eru fjármál hafin yfir gæðastjórnun?

Svanbjörn segir að það sé skoðun sumra stjórnenda að fjármál fyrirtækja séu yfir gæðastjórnun hafin. Þetta sé misskilningur og í hinu harða samkeppnisumhverfi nútímans megi alveg eins spyrja þeirrar spurningar hvort gæðastjórnun sé yfir fjármál fyrirtækja hafin. "En að öllu gamni slepptu er ein helsta ástæða þess að gæðastarf bregst eða lognast út af í fyrirtækjum sú að áherslan á fjárhagslegan ávinning verkefnanna hefur verið vanrækt. Þegar menn mæla ekki fjárhagslegan ávinning víkur hann oft fyrir öðrum verkum, sem þeir telja vera meira aðkallandi. Það er oft ástæðan þótt tímaskorti eða manneklu sé hins vegar borið við."

- Hvernig eiga stjórnendur þá að haga gæðastjórninni þannig að hún tengist fjármálunum betur?



"Þeir verða að skilgreina markmiðin vel áður en sjálf vinnan hefst og gera sér grein fyrir því að gæðastarfið er langtímastarf en ekki aðeins átak sem varir í nokkrar vikur eða mánuði. Gæðastarfið á ekki að mæta afgangi og skýr tenging þess við fjármálin getur verið grunnur að góðum árangri á báðum sviðum. Þá er einnig mikilvægt að yfirmenn sinni gæðastarfinu á virkan hátt og þannig að eftir sé tekið."

Svanbjörn segir að gæðastarfi í fjármálum sé aldrei lokið, því alltaf megi gera betur. Alltaf sé hægt að benda á nýja möguleika við að hagræða og einbeita sér að þeim þáttum í rekstri sem skili árangri. "Mörg fyrirtæki vinna nú t.d. að því hörðum höndum að nýta tæknina betur til að auka arðsemina. Rafrænar færslur koma æ meir í stað sendiferða og afstemminga og stytta þann tíma sem fer til spillis í biðröðum. Upplýsingakerfi fyrirtækja hafa tekið stórstígum framförum og sér reyndar ekki fyrir endann á þeirri þróun. Allt þetta leiðir til aukins hraða í viðskiptum og mörgum fyrirtækjum hefur tekist að hagnýta sér það. Einnig má nefna nýjar og spennandi lausnir, sem opnun fjármálamarkaðarins og aukin samkeppni á honum hefur í för með sér. Menn geta nú í ríkari mæli en áður nýtt sér gjaldeyrisviðskipti og -samninga til að draga úr áhættu."

Að líta á starfsmenn sem viðskiptavini

Í gæðastjórnun í fjármálastarfi er lögð mikil áhersla á hið fornkveðna að viðskiptavinurinn sé ávallt fremstur og stjórnendur leggi sig í líma við að virkja starfsmenn með sér í vinnunni. "Í deildaskiptum fyrirtækjum mætti gjarnan skipta viðskiptavinum í tvennt, "ytri" og "innri" viðskiptavini. Hinir síðarnefndu eru starfsfólk fyrirtækisins og leggja þarf áherslu á að veita þeim eins góða þjónustu og kostur er. Beiðni þess um þjónustu er í þágu fyrirtækisins og því þarf að verða við henni fljótt og vel en ekki láta það henda að hana þurfi að sækja með eftirgangsmunum og þá sé henni loks sinnt eins illa og menn telja sig komast af með. Eitt helsta markmið gæðastjórnunar er að skilgreina vinnuferlana innan fyrirtækisins og ná framförum í þeim. Allur árangur kemur viðskiptavinum sjálfkrafa til góða með meiri hraða og betri þjónustu."

Fjármálin vettvangur gæðamála

- Hvernig eru fjármál í anda gæðastjórnunar?

"Fjármálastjórnun er öflugur vettvangur til að virkja millistjórnendur og starfsmenn til aukinnar ábyrgðar í fyrirtækjum. Þannig má dreifa valdi og ábyrgð og slíkt eykur skilning á hlutdeild hvers og eins í heildarmyndinni. Menn eru stundum feimnir við að dreifa fjárhagslegum upplýsingum víða í fyrirtækinu en í raun geta þær verið eitt mikilvægasta stjórntæki þess. Vinna við áætlanir og yfirferð uppgjöra er leið til að virkja starfsmenn til þátttöku og ábyrgðar í rekstrinum og ekki síst geta þær stuðlað að skilningi starfsmanna á ákvörðunum stjórnenda. Góð yfirsýn og réttar upplýsingar um fjárhaginn gera alla stjórnun og ákvarðanatöku auðveldari. Fjármálin geta því verið vettvangur og stjórntæki gæðamála.

Menn verða fyrst og fremst að líta á fjármálastjórnun sem gott stjórntæki til að ná betri árangri í rekstri og í því sambandi þurfa nokkrar reglur að gilda. Í fyrsta lagi þurfa allar tölur í uppgjörum deilda að vera á færi viðkomandi stjórnenda að stjórna. Þeir eiga m.ö.o. eingöngu að fjalla um tölur, sem þeir hafa forræði yfir, en ekki koma nálægt þeim liðum, sem þeir hafa ekki áhrif á.

Í öðru lagi þurfa uppgjör einstakra deilda að tengjast heildarmyndinni, en á því vill stundum verða misbrestur. Einnig þarf að taka tillit til allra kostnaðarþátta og skilja engan út undan. Hér á landi hættir mönnum oft til að einblína á rekstrarlið en líta fram hjá kostnaði vegna fjárbindingar, t.d. í vélum, tækjum, birgðum eða jafnvel viðskiptakröfum."

Verðmætastjórnun vinnur á

Svanbjörn segir að svokölluð verðmætastjórnun eða hagsauki (Economic Value Added) sé nú æ meir að ryðja sér til rúms í fjármálastjórnun fyrirtækja. Hún byggist á því að mæla verðmætaaukningu einstakra manna, deilda, fyrirtækja eða fjárfestinga. "Menn sem stjórna í anda rekstrarreikninga eru oft lítið tengdir efnahagsreikningnum og gera sér ekki grein fyrir fjárbindingunni sem að baki rekstrinum liggur. Verðmætastjórnun er ætlað að mæla raunverulega sköpun verðmæta og með henni er lögð mikil áhersla á að taka tillit til kostnaðar vegna fjárbindingar. Eðlileg ávöxtun á fjárbindinguna er reiknuð út og þar með fjárbinding eigenda í rekstrinum, áður en talað er um einhverja verðmætaaukningu hjá fyrirtækinu. Hugsunin er sú að sjálft fyrirtækið skili ekki arði fyrr en búið er að skila eigendunum arði af fjárfestingu þeirra í rekstrinum."

Aðferðin tvinnar því vel saman rekstur og efnahag og tryggir jafnvægi skammtíma- og langtímamarkmiða, að sögn Svanbjörns. "Forsendan er sú að upplýsingamál fyrirtækisins séu í góðu lagi og stjórnendur þess hafi góð tök á sínu sviði og góða heildarsýn yfir fyrirtækið. Ef stjórnandi vill auka verðmæti framleiðslunnar getur hann aukið tekjurnar, lækkað gjöldin eða minnkað fjárbindinguna. Þá er þetta góð leið til þess að tengja umbun starfsmanna við árangur. Allar stefnumarkandi ákvarðanir byggjast í raun á því hvort þær skapi eða eyði miklum verðmætum. Auðlindum fyrirtækisins, hvort sem þær eru náttúrulegar eða mannlegar, er síðan varið þar sem verðmætasköpunin er mest hverju sinni. Það er hlutverk stjórnenda að verja þessum auðlindum þannig að fyrirtækið hagnist sem mest og með hjálp gæðastjórnunar má ná þessum markmiðum fram í daglegum rekstri," segir Svanbjörn að lokum.

Reynslan af gæðakerfi hjá Lýsi

Lýsi hf. kom upp gæðakerfi samkvæmt ISO 9002-staðlinum árið 1992 og var það fyrsta gæðakerfið sem var vottað hérlendis. Rekstur kerfisins hefur gengið vel og hefur það verið nýtt til að byggja upp víðtækara kerfi en staðallinn gerir kröfu um. Inn í gæðakerfið hafa meðal annars verið skrifaðar leiðbeiningar vegna innra eftirlits í matvælaiðnaði (GÁMES) og vegna lyfjaframleiðsluleyfis sem fékkst árið 1995 fyrir pökkun fyrirtækisins.

Mikilvægt stjórntæki

Andri Þór Guðmundsson, fjármálastjóri Lýsis, segir að gæðakerfið hafi reynst mikilvægt stjórntæki í rekstri fyrirtækisins og reynslan af því sé svo góð að hann vildi alls ekki vera án þess. "Sumir kvarta yfir því að slík kerfi verði stundum þung og ósveigjanleg en það er ekki okkar reynsla. Við höfum ávallt lagt áherslu á að nýta sveigjanleika kerfisins og laga það að okkar þörfum. Þannig höfum við smám saman bætt við það og gert það víðtækara. Helsti kostur kerfisins er sá að það krefst aga og vandaðra vinnubragða af starfsfólki þannig að það veit til hvers er ætlast af þeim en heftir þó ekki frumkvæði, sem er mjög mikilvægt. Við fórum þá leið að kortleggja starfsemi fyrirtækisins frá a til ö í tveimur handbókum, gæðahandbók og rekstrarhandbók. Í þeim eru ítarlegar upplýsingar um reksturinn og það minnkar hættu á mistökum. Í gæðahandbókinni er m.a. fjallað um ábyrgð stjórnenda, yfirferð samninga, innkaupamál, skoðanir, prófanir, sölumál, tölfræði, þjálfun starfsmanna og stýringu frábrigða og úrbætur vegna þeirra. Í rekstrarhandbókinni er meira fjallað um reksturinn frá degi til dags, t.d. framleiðslu og framleiðslufyrirmæli, rannsóknir, efnagreiningu, skoðunarmál, skrifstofumál, þrif og viðhald. Svokallaðar notendahandbækur fyrir starfsmenn eru síðan settar saman úr skjölum gæðahandbókar og rekstrarhandbókar og þar fá þeir nákvæm fyrirmæli og upplýsingar sem að þeim snýr sérstaklega."

Gæðakerfi og fjármála- stjórnun

ISO 9002-gæðakerfið hefur tvímælalaust leitt af sér skýrari ábyrgðarskiptingu og virkari stjórnun innan fyrirtækisins að sögn Andra. Staðallinn gerir þó engar kröfur um fjármál en Lýsi hefur notað aðferðafræði þess til að skapa eigin gæðareglur á því sviði. "Möguleikarnir á stýringu fjármála eftir gæðakerfinu eru fjölmargir og við höfum alls ekki nýtt þá alla. Við höfum þó helst notað aðferðafræði gæðastjórnunar í innkaupamálum, tölfræði, upplýsingavinnslu, sölumálum og samningsgerð. Mörgum þykir það undarlegt að það þurfi að setja allt niður á blað sem ætti að vera sjálfsagt en með þessu erum við fyrst og fremst að aga vinnubrögð og kortleggja starfsemina. Þegar á heildina er litið hefur virkt gæðaeftirlit bætt starfsemi fyrirtækisins og styrkt fjárhag þess. Afköst hafa t.d. aukist og rýrnun aðfanga minnkað. Kerfið hefur aukið hæfni okkar til að takast á við kvartanir og framleiðslugalla. Kvörtunum hefur fækkað og einnig gölluðum vörum frá birgjum vegna virks innkaupaeftirlits."

Hjá Lýsi ber fjármálastjórinn í samvinnu við innkaupastjóra m.a. ábyrgð á því að innkaup séu á sem hagstæðasta verði og bestu kjörum, sem finnast hverju sinni, og að vörurnar séu í samræmi við innkaupalýsingar. Meiri háttar samningar eru teknir fyrir í gæðaráði fyrirtækisins, en þar sitja helstu yfirmenn. Samningar eru meiri háttar ef þeir leiða til fjölgunar starfsfólks, nýrra fjárfestinga eða umfangsmikillar endurnýjunar, vöruþróunar eða umbúðahönnunar, meiri háttar skuldbindinga, t.d. vegna öryggisbirgða, eða virði samningsins sé meira en 1% af ársveltu fyrirtækisins. Í gæðaráði er farið yfir hvort fyrirtækið geti staðið við þær skuldbindingar sem kveðið er á um, svo sem vegna afhendingar, tæknilegra eiginleika vörunnar o.s.frv. Einnig er farið yfir framlegðarútreikninga og greiðsluskilmála.

Umhverfisvottun næsta skref

Lýsi undirbýr nú að fá umhverfisvottun samkvæmt ISO 14001-staðlinum og er ætlunin að nota þá umgjörð sem núverandi gæðakerfi hefur skapað til að fullnægja skilyrðum til vottunar. Andri segir að stjórnendur fyrirtækisins geri sér fulla grein fyrir því að ekki sé hægt að stunda neina starfsemi án þess að hún hafi einhver áhrif á umhverfið. "Því hefur verið ákveðið að vinna markvisst að því að lágmarka þau áhrif sem starfsemi Lýsis hf. hefur á umhverfið. Nú þegar er unnið í anda umhverfisstefnu fyrirtækisins á ýmsum sviðum, t.d. er leitað leiða til að lágmarka vinnslutap sem leiðir til myndunar úrgangs, unnið er að endurhönnun og bótum á vinnsluferlum til að lágmarka lyktar- og hávaðamengun og svona mætti lengi telja. Virkt gæðakerfi og gæðaeftirlit fyrirtækja ætti einnig að spara stjórnvöldum að byggja upp dýrt eftirlitskerfi sem verður aldrei jafn gott og eigið eftirlit. Fyrirtækið sinnir viðskiptavinum um allan heim sem gera miklar kröfur um gæði og nú í vaxandi mæli ábyrgð gagnvart umhverfinu. Lýsi hefur borið gæfu til þess að vera 1-2 árum á undan keppinautum sínum í gæðamálum og stefnum við að sjálfsögðu að því að halda áfram á þeirri braut."

Andri leggur ríka áherslu á að gæðamál fyrirtækja þurfi að vera í stöðugri þróun. "Menn mega ekki gleyma því að sjálft gæðakerfið tryggir ekki gæðin nema unnið sé rétt eftir því og metnaðarfullt markmið í dag getur orðið úrelt á morgun," segir Andri.

Svanbjörn Thoroddsen

Andri Þór Guðmundsson

Fyrirtæki líti á gæðastarf sem langtímaverkefni

Lýsi 1-2 árum á undan keppinautum í gæðamálum